La plataforma

Catorce módulos, un solo expediente.

Estas son las herramientas con las que trabaja la secretaría arbitral todos los días. En una sola plataforma, el centro gestiona el expediente y, a la vez, acredita y demuestra el cumplimiento de las adecuaciones que exige el OECE. Las capturas provienen del sistema real, tomadas sobre un centro de demostración con datos ficticios: ningún dato de un caso auténtico aparece en esta página.

Índice

Expedientes
Actuaciones del expediente
Mesa de Partes Virtual
Casilla Electrónica
Bitácora de Auditoría
Usuarios, roles y accesos
Gestión de incidentes tecnológicos
Portal de Transparencia

Lo que exige el numeral 8.2.6

Cada uno de estos módulos responde a un requisito concreto del numeral 8.2.6 de la Directiva 004. El número que aparece sobre cada título es el numeral que cubre, para que pueda contrastarlo con el texto.

8.2.6.1 · 8.2.6.2 · 8.2.6.3

Expedientes

El registro ordenado de todos los procesos que administra el centro, arbitrajes y Juntas de Prevención y Resolución de Disputas, con la información y las actuaciones de cada uno reunidas en un solo lugar.

La carátula del expediente reúne el número asignado por el centro, el año, el tipo de proceso, la cuantía y la fecha de ingreso. Si alguno de esos datos se corrige, queda registrado quién lo hizo y por qué.
Las partes, el tribunal arbitral y el secretario a cargo se identifican dentro del expediente, junto con la declaración de independencia y las revelaciones de cada árbitro.
El estado del proceso —en trámite, suspendido, laudado o archivado— se actualiza conforme avanza, y la fecha de culminación se fija sola al laudar, sin que nadie tenga que escribirla.
Los plazos avisan cuando están próximos a vencer, cuando vencen ese mismo día y cuando ya vencieron.

Listado de expedientes en SIGEXA con contadores por estado, buscador y columnas de partes y actuaciones — Registro cronológico de expedientes. Todos los datos mostrados son ficticios, generados para esta demostración.

8.2.6.2 · 8.2.6.15

Actuaciones del expediente

Los escritos de las partes, las cartas, las resoluciones, los decretos, las audiencias y las providencias, ordenados por la fecha y hora que registra el sistema y no por la que declare quien los sube.

Ninguna actuación se edita ni se borra. Si un documento cambia, se incorpora una versión nueva; si una actuación queda sin efecto, se marca como anulada indicando el motivo. La secuencia anterior permanece visible.
Las resoluciones y los decretos requieren la aprobación previa del árbitro o del tribunal antes de poder notificarse. Las órdenes procesales se notifican directamente, conforme al numeral 9.3 del Lineamiento 001.
Cuando un documento llegó en físico y se digitaliza días después, el sistema conserva las dos fechas: la de presentación y la de incorporación al expediente, indicando quién la declaró.
Una actuación puede mantenerse reservada frente a la contraparte hasta que el tribunal disponga su liberación, cuando el procedimiento así lo requiera.

Pestaña de procesos de un expediente en SIGEXA con etapas, recusaciones, cronograma y actuaciones agrupadas por tipo — Vista de procesos de un expediente: etapa actual, recusaciones, cronograma de hitos y actuaciones separadas por tipo.

8.2.6.4.a · 8.2.6.4.b · 8.2.6.9

Mesa de Partes Virtual

Permite a las partes presentar solicitudes de arbitraje, escritos y documentos directamente desde la plataforma. Cada documento recibido se deriva a la bandeja del centro, donde la secretaría lo asocia al expediente correspondiente o, de ser el caso, lo utiliza para la creación de uno nuevo.

El cargo de presentación lo emite el propio sistema con su fecha y hora, y se conserva sin posibilidad de alteración posterior. No es un acuse que el remitente se emita a sí mismo.
La razón de secretaría deja constancia firmada de que la presentación fue calificada y del destino que se le dio.
Al admitirse la solicitud, el sistema crea el expediente, registra a demandante y demandado y habilita a cada parte su propio usuario de acceso.
La documentación de una mesa de partes anterior puede conservarse en consulta, de modo que la trazabilidad de lo presentado antes de la migración no se pierda.

Formulario público de mesa de partes virtual de SIGEXA — Mesa de partes pública. El cargo lo genera el sistema y queda conservado sin posibilidad de alteración.

8.2.6.4.c · 8.2.6.11

Casilla Electrónica

Las partes disponen de usuarios propios y reciben allí las notificaciones del proceso. El numeral 8.2.6.11 exige constancia verificable de envío y de recepción: son dos constancias, y la mayoría de implementaciones solo produce la primera.

De cada notificación quedan dos constancias: la del depósito, cuando el documento se pone a disposición, y la de la recepción, cuando la parte accede. Cada una con su fecha, su hora y un código que permite comprobarla.
La casilla distingue tres momentos que un correo electrónico no puede separar: cuándo se depositó el documento, cuándo quedó a disposición de la parte y cuándo esta lo leyó. De esa distinción depende desde cuándo corre el plazo.
La constancia puede comprobarse desde la propia bandeja, sin salir del sistema y sin depender de que el centro afirme que notificó.
Cada parte accede con su propia credencial, de modo que quien acusa recibo queda identificado. Es lo que permite sostener la notificación si después se discute.

Casilla electrónica de SIGEXA mostrando la constancia de notificación con fecha de depósito, fecha en que surte efecto y código verificable — Bandeja de una parte. La constancia distingue el depósito, la puesta a disposición y el acuse: tres momentos que el correo electrónico no puede separar.

8.2.6.6 · 8.2.6.15 · 8.2.6.10

Bitácora de Auditoría

Todas las acciones realizadas dentro del sistema quedan registradas con su fecha y su hora, junto con mecanismos que permiten comprobar que ni el registro ni los documentos fueron alterados después.

Ante una controversia sobre la presentación de un documento, su fecha de ingreso o la integridad del archivo presentado, el centro consulta el registro y cuenta con información objetiva que respalda su actuación.
El registro no admite modificación ni borrado, y esa restricción está impuesta en la propia base de datos, no confiada al programa. Si alguien intentara alterar un asiento, la comprobación lo revelaría.
La secretaría, o el supervisor del OECE con acceso de consulta, puede verificar la integridad de todo el registro y obtener el resultado en segundos.
La búsqueda por tipo de acción, por expediente o por código permite atender un requerimiento concreto sin revisar el registro completo.

Bitácora de auditoría de SIGEXA con el aviso de cadena íntegra y el listado de eventos con sus códigos de verificación — Verificación de integridad del registro. Si alguien alterase una actuación, la comprobación lo indicaría.

8.2.6.7 · 8.2.6.12.a

Usuarios, roles y accesos

El numeral 8.2.6.7 exige diferenciar los perfiles de las partes, los árbitros, los adjudicadores y el personal administrativo, de modo que cada usuario acceda únicamente a la información que corresponde a su rol dentro del procedimiento.

Ocho perfiles diferenciados: administrador del centro, secretario arbitral, árbitro, adjudicador, parte, representante, supervisor del OECE y administrador de la plataforma.
El personal interno accede con una segunda comprobación además de la contraseña, mediante un código temporal en su teléfono. Es lo que impide que una contraseña filtrada baste para entrar.
La reposición de contraseñas y de accesos queda registrada, y la sesión se cierra sola tras un periodo de inactividad.
El sistema impide que una misma persona acumule la Secretaría General y la Secretaría Arbitral, conforme a la segregación que exige el Lineamiento 001.

8.2.6.16 · Directiva 012, lit. g

Gestión de incidentes tecnológicos

El numeral 8.2.6.16 obliga a informar al OECE cualquier incidente tecnológico dentro de las veinticuatro horas siguientes a que se toma conocimiento. Es un deber que se incumple por descuido más que por voluntad, y su incumplimiento es conducta sancionable por sí misma.

El incidente se registra con su tipo, su gravedad y la fecha en que se detectó, y desde ese momento el sistema cuenta el plazo.
El reporte al OECE queda registrado con su contenido, y el incidente se cierra indicando las medidas adoptadas.
Todo el ciclo queda en el registro de auditoría: es la constancia de que el centro comunicó, y de cuándo lo hizo.

Registro de incidentes de seguridad en SIGEXA con severidad, estado y fecha de reporte al OECE — Registro de incidentes. El sistema documenta la comunicación dentro del plazo que fija la norma.

8.2.5 · 8.2.8.2 · 318.1.f · 8.2.6.13

Portal de Transparencia

Permite publicar y mantener actualizada la información institucional del centro y aquella que corresponda hacer pública: información del centro, tabla de costos y tarifas, nómina e información de árbitros, reglamentos, código de ética y demás documentación exigible. Es lo que el OECE puede verificar de forma remota, sin avisar.

Las resoluciones se publican anonimizadas y firmadas, y su firma puede comprobarse públicamente.
Antes de publicar, el sistema detecta RUC, DNI, correos, teléfonos y nombres de las partes, y no permite continuar mientras quede información personal. La revisión final la hace una persona.
La calculadora de gastos aplica el tarifario del centro por tramos de cuantía.
Incluye la nómina publicada, la página de estado del servicio y la sección de ayuda con los manuales, las guías de uso y el canal de soporte que exige el numeral 8.2.6.13.

Lo que añadimos para el día a día del centro Seis módulos más que la norma no exige al sistema, pero que resuelven obligaciones que el centro sí tiene. Ábralo si quiere verlos.

318.1.i · 318.2.a

Nómina de Árbitros y Adjudicadores

Un apartado exclusivo para gestionar la nómina del centro, que permite registrar, actualizar y consultar la información de árbitros y adjudicadores de manera organizada, y mantenerla publicada en el portal institucional.

Alta, baja y especialidad de cada miembro, separando la nómina de árbitros de la de adjudicadores.
El sorteo de designación deja acta con los candidatos considerados y el elegido, y esa acta queda en el registro de auditoría.
Lo que se actualiza en la nómina se publica en el portal de transparencia del centro, sin tener que mantener dos versiones.

Nómina de árbitros y adjudicadores en SIGEXA — Nómina del centro. El sorteo de designación deja acta comprobable en el registro de auditoría.

Directiva 012, Anexo 3

Tablero de Cumplimiento

Permite al centro identificar, registrar y organizar los distintos parámetros y requisitos aplicables a su funcionamiento, de modo que mantenga una matriz de cumplimiento permanentemente actualizada y pueda atender con orden cualquier requerimiento de información.

Verifica aspectos como la experiencia mínima acreditada, el personal de soporte, las licencias y autorizaciones, las políticas de prevención y cumplimiento, las políticas antisoborno, el código de ética y el reglamento del centro.
Cada condición muestra su estado: cumple, pendiente, por vencer, vencido o no aplica. Los estados por vencer y vencido se derivan de la fecha, no dependen de que alguien los declare.
La evidencia de cada condición puede enlazarse al portal institucional del centro, para no mantener la misma información en dos sitios.
El certificado de estado puede generarse en cualquier momento, para acompañar un descargo o una respuesta al OECE.

Tablero de cumplimiento OECE en SIGEXA con contadores por estado y el detalle de cada condición del Anexo 3 — Tablero de condiciones del Anexo 3 de la Directiva 012. Los estados por vencer y vencido se derivan de la fecha.

Directiva 011, 10.3 · Directiva 012, lit. a

Módulo de Requerimientos

Centraliza la información y documentación que el OECE u otras entidades competentes puedan requerir al centro: expedientes, laudos, copias, actuaciones arbitrales y registros. Permite responder de manera ordenada, sin buscar los documentos en fuentes distintas.

El plazo se cuenta en días hábiles desde la recepción del requerimiento, y el sistema indica cuántos quedan.
La respuesta se registra con su nota y su evidencia, y el requerimiento queda cerrado y fechado.
Cada movimiento queda en el registro de auditoría, de modo que la diligencia del centro puede acreditarse y no solo afirmarse.

Bandeja de requerimientos del OECE en SIGEXA con contadores de pendientes, vencidos y respondidos — Bandeja de requerimientos. El contador de días hábiles evita el descuido que termina siendo una infracción.

Directiva 012, lit. b/c · art. 318 RLGCP

Publicaciones obligatorias

El calendario de aquello que el centro está obligado a publicar y con qué periodicidad, de modo que el vencimiento no dependa de que alguien lo recuerde.

Cada obligación tiene su periodicidad: única, mensual, trimestral, semestral o anual.
Al registrarse la publicación, el vencimiento avanza solo al siguiente ciclo.
La evidencia enlaza al portal donde la información fue efectivamente publicada.

Calendario de publicaciones obligatorias en SIGEXA — Calendario de obligaciones de publicación, con su periodicidad y su próxima fecha.

Lineamiento 001, 8.1 · 8.2 · 9.3

Órganos de gobierno y Biblioteca Normativa

El Órgano Directivo, el Órgano Decisorio y el Órgano de Gestión con sus miembros y cargos, junto con los instrumentos normativos del centro: código de ética, reglamento del centro, reglamento de arbitraje, directivas, protocolos y políticas internas, disponibles y organizados en un solo lugar.

Queda identificado el responsable del Órgano de Gestión, que no puede ejercer a la vez como Secretario Arbitral o Técnico.
Los instrumentos normativos se conservan por versiones, con una sola vigente a la vez y el enlace al documento publicado.

Pantalla de órganos de gobierno y código de ética en SIGEXA — Órganos del centro y versión vigente de sus instrumentos normativos.

Lineamiento 001, 9.2 · 9.4.1

Régimen Disciplinario

Un apartado específico para la gestión del régimen disciplinario de árbitros, adjudicadores y personal del centro, que permite registrar las incidencias, las actuaciones y los antecedentes de cada procedimiento.

El procedimiento avanza por sus etapas: imputación, descargos y resolución, con la sanción que corresponda.
Amonestación, multa, suspensión o exclusión de la nómina, con el antecedente conservado.

Vea el sistema por dentro con sus propias manos.

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Solicitar acceso de prueba Revisar el cumplimiento

Acceso por 5 días · datos ficticios · se elimina solo al vencer