Certificaciones

Las certificaciones que el OECE le va a pedir, y qué hace falta para tenerlas.

La Directiva 004 no se limita a exigir un sistema de expedientes. También obliga al centro a acreditar sus herramientas de gestión de calidad, sus políticas antisoborno y su gestión de la seguridad de la información, y precisa que esa acreditación se hace mediante certificaciones vigentes emitidas por organismos acreditados. Implementamos las tres, de forma remota, y dejamos al centro listo para la auditoría.

Qué dice la norma

La acreditación se hace con certificaciones, no con declaraciones.

Conviene seguir el razonamiento por partes, porque cada paso está en el texto y puede comprobarse. No hace falta creernos.

«La acreditación de las herramientas de gestión de calidad y de las políticas antisoborno debe realizarse mediante certificaciones vigentes, las cuales deben ser emitidas por organismos de certificación acreditados por entidades de acreditación reconocidas ante el International Accreditation Forum (IAF) o Global Accreditation Cooperation (GAC).» Directiva N.º 004-2025-OECE/CD, numeral 8.2.4.4 — texto literal

Primero: la norma no admite acreditar la calidad y el antisoborno con una declaración ni con documentación propia. Pide certificaciones vigentes, y además emitidas por organismos que a su vez estén acreditados internacionalmente. Es un requisito de forma tan concreto que no deja margen de interpretación.

Segundo: no es un requisito reservado a los centros grandes. El propio numeral 8.2.7.1 concede a las instituciones recién constituidas un plazo de tres meses para contar con esas herramientas y políticas «conforme al numeral 8.2.4», bajo apercibimiento de exclusión. Si hiciera falta conceder una prórroga a las nuevas, es porque la exigencia alcanza también a las demás desde el momento de su incorporación.

Tercero: obtener el certificado una vez no cierra el asunto. El numeral 8.2.4.5 dispone que el OECE verificará la implementación, la vigencia y el funcionamiento de lo declarado, y que su incumplimiento es causal de observación y retiro.

Y cuarto, el que cierra el razonamiento: la Directiva de sanciones convierte eso en una conducta sancionable con nombre propio.

«Certificaciones exigidas. La IA o CAJPRD no mantiene vigentes o verificables las certificaciones que sustentaron su incorporación, cuando estas sean exigibles.» Multa de 4 a 5 UIT · Retiro temporal de 3 a 12 meses a la tercera vez Directiva N.º 012-2025-OECE/CD, Anexo N.º 3 — texto literal

Nótese la palabra verificables. No basta con tener el certificado guardado: el OECE tiene que poder comprobarlo. Por eso el numeral 8.2.5.4 exige que las certificaciones internacionales se encuentren vigentes y sean verificables a través del portal institucional del centro o mediante el enlace de la entidad certificadora.

Las tres normas

Qué acredita cada una.

ISO 9001 Numeral 8.2.4

Sistemas de gestión de la calidad

Es la norma que acredita que el centro tiene ordenados sus procesos: quién hace cada cosa, con qué criterio, con qué registro y qué ocurre cuando algo sale mal. Para un centro de arbitraje eso significa poder mostrar cómo se recepciona un escrito, cómo se designa un árbitro, cómo se atiende una recusación y cómo se conserva la constancia de cada paso.

La Directiva exige que las herramientas de gestión de calidad comprendan, como mínimo, políticas, procedimientos y mecanismos de control orientados a garantizar la adecuada organización y administración de los procesos arbitrales, y que estén publicadas en la página web del centro.
No certifica que el centro laude bien: certifica que administra sus procesos de una manera definida, repetible y auditable, y que cuando se detecta un error existe un procedimiento para corregirlo y dejar constancia.
Es también el marco donde encajan de forma natural el reglamento del centro, el código de ética y los protocolos internos que la norma ya obliga a tener.

ISO 37001 Numeral 8.2.4

Sistemas de gestión antisoborno

Es la norma que acredita que el centro tiene medidas concretas para prevenir, detectar y gestionar el riesgo de soborno. En una institución que designa árbitros y administra controversias de contratación pública, es el riesgo reputacional más serio que existe, y también el que una contraparte va a querer ver cubierto.

La Directiva precisa que las políticas antisoborno deben incluir medidas de prevención, detección y gestión de riesgos de soborno, así como mecanismos de control interno y canales de reporte, conforme a estándares reconocidos en la materia.
Un canal de reporte que funcione, con protección para quien lo usa, es la pieza que más se echa en falta cuando el OECE pregunta. Tenerlo escrito no basta: hay que poder demostrar que existe, que alguien lo atiende y qué se hizo con lo reportado.
La certificación la emite un tercero independiente, de modo que el centro no tiene que pedir que le crean: puede mostrar el certificado y su verificación.

ISO/IEC 27001 Numeral 8.2.6.12.b

Sistemas de gestión de seguridad de la información

Es la norma que acredita que el centro gobierna la seguridad de la información que custodia. Y conviene decirlo con claridad: un centro de arbitraje no es un usuario de información, es un custodio. Administra escritos, pruebas, laudos y datos personales de partes en conflicto, que no le pertenecen.

El numeral 8.2.6.12.b la nombra expresamente: para acreditar el sistema de gestión de seguridad de la información se admite la certificación ISO/IEC 27001 o una certificación equivalente en la materia, emitida por un organismo acreditado ante el IAF o la GAC.
No certifica un software ni una página web. Certifica que la organización identifica sus activos de información, evalúa sus riesgos, decide con criterio qué controles aplica y lo sostiene con registros fechados. Es la diferencia entre tener contraseñas y poder acreditar que las contraseñas están gobernadas.
Esa distinción es exactamente la que hace un fiscalizador. Nadie pregunta si el centro tiene antivirus: preguntan quién decidió que hacía falta, contra qué riesgo, quién responde por él y dónde está escrito.

Cómo trabajamos

Primero medimos, después implementamos.

No empezamos escribiendo políticas. La primera actividad es entender cómo funciona el centro de verdad, porque un sistema de gestión que no describe la operación real no sobrevive a la primera auditoría, y además obliga a pagar dos veces por lo que ya estaba hecho.

Diagnóstico y levantamiento de información

Antes de escribir una sola política, revisamos qué documentación tiene el centro, qué procesos ejecuta realmente y qué controles ya funcionan aunque nadie los haya puesto por escrito. Muchos centros cumplen una parte de la norma sin saberlo: el reglamento, los acuerdos de confidencialidad de los árbitros, el control de accesos del propio sistema. Esa parte no se vuelve a construir ni se vuelve a cobrar.

Identificación de brechas frente a la norma

Con la información levantada se determina qué exige la norma que el centro todavía no tiene, y se ordena por lo que bloquea la auditoría frente a lo que puede resolverse después. El resultado es una lista concreta de documentos y decisiones pendientes, no un informe general.

Elaboración y adecuación de la documentación

Se redactan y adecuan los documentos que la norma requiere, y se definen los procesos, procedimientos, políticas y controles correspondientes. La documentación se escribe sobre la operación real del centro, no sobre una plantilla genérica: un sistema de gestión que no describe lo que la gente hace de verdad se cae en la primera auditoría.

Acompañamiento durante la implementación

Implementar no es entregar carpetas. Es que el personal sepa qué le toca, que los registros se generen solos como parte del trabajo diario y que las evidencias existan cuando el auditor las pida. Acompañamos ese periodo, que es donde la mayoría de implementaciones se queda a medio camino.

Preparación para la auditoría de certificación

Se realiza la auditoría interna que la propia norma exige, se corrigen los hallazgos y se deja al centro en condiciones de recibir al organismo certificador. Si el centro ya tiene la norma implementada y solo le falta el certificado, se puede entrar directamente en esta etapa.

Lo que no le vamos a prometer

Un certificado no impide una sanción.

Conviene decirlo sin adorno, porque quien prometa lo contrario está vendiendo otra cosa. Ninguna certificación evita por sí sola un procedimiento sancionador. Lo que cambia es la posición del centro cuando le piden explicar cómo gestiona la calidad, el riesgo de soborno o la seguridad de su información: en lugar de una respuesta redactada la misma semana del requerimiento, existe un sistema documentado, auditado por un tercero independiente y con registros fechados hacia atrás.

Hay además un motivo menos defensivo. Cada vez más convocatorias, entidades y contrapartes corporativas piden la certificación como requisito o la puntúan en la evaluación. Para un centro que compite por casos, el certificado es también un argumento comercial que la contraparte puede verificar sin tener que creerle a nadie.

Las referencias normativas de esta página se citan con su numeral y su enlace a la fuente oficial para que puedan comprobarse. No constituyen asesoría legal: la aplicación de la norma a un centro concreto depende de su situación, su tramo de inscripción y su documentación, y debe evaluarse caso por caso.

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