SIGEXA centraliza la información, la documentación, las actuaciones y los registros que exige la Directiva N.º 004-2025-OECE/CD a todo centro inscrito en el REGAJU. Cuando el OECE supervise, programada o inopinadamente, usted responde desde el sistema en lugar de reconstruir carpetas. En operación en un centro de arbitraje peruano.
No es solo para los centros de mayor envergadura. La norma lo exige a toda institución que quiera estar inscrita en el REGAJU, y el OECE puede comprobarlo en cualquier momento.
«Para incorporarse al REGAJU, las Instituciones Arbitrales (IA) o Centros de Administración de Juntas de Prevención y Resolución de Disputas (CAJPRD) deben contar con un sistema o plataforma informática de gestión de expedientes que permita la trazabilidad integral de la documentación que conforma el expediente arbitral o de JPRD.» Directiva N.º 004-2025-OECE/CD, numeral 8.2.6.1 — texto literal
El numeral 8.2.6.14 es explícito al excluir los formularios de carga de documentos y los correos electrónicos institucionales: para la norma, eso no es un sistema de gestión de expedientes. SIGEXA lo es, y ya está operando en un centro de arbitraje peruano.
Todas las acciones quedan registradas con su fecha y su hora. Si alguien discute cuándo entró un escrito o si el archivo presentado es el mismo, el centro consulta el registro y tiene con qué responder. La comprobación de que nada fue alterado se ejecuta con un clic, y puede hacerse delante del supervisor.
Numerales 8.2.6.6 · 8.2.6.15 · 8.2.6.10El numeral 8.2.6.11 exige constancia verificable de envío y de recepción: son dos, y la mayoría de sistemas solo produce la primera. Aquí quedan ambas, cada una con su fecha, su hora y un código que permite comprobarla. De esa distinción depende desde cuándo corre el plazo.
Numeral 8.2.6.11Las partes presentan sus escritos desde la plataforma y el sistema emite el cargo con su propia fecha y hora, no la que declare quien lo envía. Al admitirse la solicitud, se crea el expediente, se registran las partes y cada una recibe su usuario. La mesa de partes deja de vivir en un sistema aparte.
Numerales 8.2.6.4 · 8.2.6.9El documento que se presentó es el que se conserva: ni un administrador de la plataforma puede sobrescribirlo o eliminarlo. De cada archivo se guarda además una huella que permite comprobar, años después, que es exactamente el que se presentó. La firma digital con certificado IOFE puede incorporarse sin rehacer el resto del sistema.
Numerales 8.2.6.12.a · 8.2.6.15Cada centro ve únicamente su propio expediente, y esa separación está impuesta en la base de datos, no confiada al programa. Ocho perfiles diferenciados, con una comprobación adicional a la contraseña para el personal interno, credencial propia para cada parte y un perfil de solo lectura para el supervisor del OECE, como prevé el numeral 8.2.6.10.
Numerales 8.2.6.7 · 8.2.6.10Las condiciones que el OECE verifica, con su estado y su vencimiento; la bandeja de requerimientos con el plazo en días hábiles contándose solo; el calendario de lo que hay que publicar y cada cuánto; y el registro de incidentes con el plazo de veinticuatro horas a la vista. El centro mantiene así una matriz de cumplimiento siempre al día.
Directiva 012 · Directiva 011 · 8.2.6.16
Cada actuación se apoya en la anterior. Basta recorrer la secuencia para probar que ninguna actuación fue insertada, retirada ni modificada después de su registro. Eso es fecha cierta demostrable, no declarada.
No es una promesa de hoja de ruta: estos son los sub-requisitos del numeral 8.2.6 que la plataforma ya cubre y que su centro puede exhibir en una supervisión. Lo que todavía depende de contratos externos —certificado IOFE, TSA acreditada, ISO/IEC 27001— lo decimos con la misma claridad.
| Requisito | Cómo lo resuelve SIGEXA | Estado |
|---|---|---|
| 8.2.6.1 / 8.2.6.2Gestión de expedientes con trazabilidad integral y registro cronológico | Ninguna actuación se edita ni se borra: se incorpora una versión nueva o se marca como anulada indicando el motivo. La fecha de ingreso la fija el sistema, no quien presenta el documento. | Resuelto |
| 8.2.6.4.a/bMódulo de presentación de solicitudes y mesa de partes virtual | Las partes presentan desde la plataforma y el sistema emite el cargo. Al admitirse la solicitud, crea el expediente, registra a las partes y habilita su casilla. | Resuelto |
| 8.2.6.4.cCasilla electrónica | Cada parte tiene su bandeja y su propio usuario, y la notificación distingue cuándo se depositó, cuándo quedó a disposición y cuándo fue leída. | Resuelto |
| 8.2.6.6 / 8.2.6.15Registro de auditoría e historial de modificaciones y eliminaciones | El registro no admite modificación ni borrado, y esa restricción vive en la base de datos, no en el programa. Retirar o alterar un asiento rompe la secuencia y la comprobación lo revela. | Resuelto |
| 8.2.6.7Perfiles diferenciados y acceso por rol | Ocho perfiles diferenciados, con una comprobación adicional a la contraseña para el personal interno, y cada centro viendo únicamente sus propios expedientes. | Resuelto |
| 8.2.6.8Respaldo periódico y recuperación | Respaldo diario, comprobado restaurándolo, con copia fuera del servidor. La norma exige como mínimo una copia mensual. | Resuelto |
| 8.2.6.9 / 8.2.6.14Gestión íntegra, sin mecanismos paralelos ni formularios sueltos | La Mesa de Partes, la Casilla Electrónica y el expediente viven dentro del mismo sistema, sin mecanismos paralelos que impidan reconstruirlo por completo. | Resuelto |
| 8.2.6.10 · 011 10.2.2.3.2Verificación tecnológica del OECE con perfil de consulta | Perfil de solo consulta para el supervisor del OECE, con la comprobación de integridad del registro a la vista. Puede leer; no puede escribir. | Resuelto |
| 8.2.6.11Constancia verificable de envío y de recepción | Quedan las dos constancias que pide el numeral, la del envío y la de la recepción, cada una con su fecha y un código que permite comprobarla. | Resuelto |
Tabla resumida. Vea el numeral 8.2.6 completo, punto por punto, incluido lo que corresponde al centro y no al software. El análisis definitivo se contrasta contra la versión oficial vigente de las Directivas 004, 011 y 012 y el Lineamiento 001 del OECE.
Del benchmark de las instituciones de mayor envergadura, ni el referente más avanzado los resuelve los tres a la vez. Ahí está la ventaja.
La mayoría notifica por correo y da el acto por recibido sin acuse real. SIGEXA emite una constancia comprobable de entrega, no una presunción.
Pocos firman el laudo con certificado acreditado y sello de tiempo; y quien lo hace, lo hace fuera del sistema, rompiendo la cadena. En SIGEXA la firma y el sellado son un paso del flujo, listos para conectar el certificado IOFE de su centro.
Nada de enlaces a Drive o Dropbox que quiebran la cadena de custodia. Todo el expediente vive dentro del sistema, cifrado y bajo control de acceso.
Las protecciones están construidas en la base del sistema, no añadidas encima cuando ya estaba hecho.
Le abrimos un centro de arbitraje de prueba, con expedientes ficticios y todos los módulos activos, durante 5 días. Usted crea expedientes, notifica, firma y verifica la bitácora. Sin instalar nada.
Acceso por 5 días · datos ficticios · se elimina solo al vencer