La Directiva N.º 011-2025-OECE/CD introdujo un cambio de naturaleza, no de grado. Hasta ahora, la supervisión de un centro de arbitraje se parecía a una revisión documental: se pedían papeles, se enviaban, se evaluaban. Ahora contempla supervisión tecnológica inopinada, con accesos temporales al sistema, sesiones virtuales y pruebas funcionales en tiempo real.
La diferencia práctica es enorme. Un expediente documental se prepara. Una prueba funcional en vivo, no.
Qué le pueden pedir que muestre
En una visita o sesión de supervisión, el centro debe poder exhibir, entre otras cosas:
- Logs e historial de actuaciones de los expedientes.
- Registros de acceso: quién entró, cuándo, a qué.
- Trazabilidad de las modificaciones hechas a un expediente.
- Respaldos y su recuperación.
- Constancias de notificación.
- Fechas ciertas de ingreso y de salida de los documentos.
Léalo otra vez pensando en su sistema actual. La pregunta no es si esos datos existen en algún sitio: es si alguien de su secretaría puede mostrarlos en pantalla, en ese momento, sin llamar al proveedor.
Porque eso es lo que significa «prueba funcional en tiempo real».
El perfil de consulta para el supervisor
La Directiva menciona en dos lugares distintos un mecanismo que muchos centros no tienen previsto: accesos temporales y perfil de consulta para el supervisor.
No es un detalle menor. Si su única forma de dar acceso al OECE es entregarle la credencial de un administrador, está creando dos problemas a la vez: le da capacidad de escritura a quien solo debe leer, y ensucia su propio registro de auditoría, porque las acciones del supervisor quedarán atribuidas a un usuario del centro.
Lo correcto es un rol de solo lectura, con su propia identidad, cuyas consultas queden registradas como lo que son. Y conviene probarlo antes: que ese perfil pueda leer un expediente y reciba un rechazo si intenta escribir. Es una prueba de diez minutos que evita una situación muy incómoda el día de la visita.
El reloj que casi nadie está mirando
Hay un numeral de la 011 que merece estar en la pared de la secretaría general: no colaborar o no entregar la información requerida en el plazo —de 1 a 5 días hábiles— es causal de suspensión temporal inmediata.
Suspensión. No multa: suspensión.
Y la parte incómoda es que este incumplimiento casi nunca es intencional. Ocurre así:
- El oficio llega al correo institucional un miércoles.
- La persona que lo revisa está de vacaciones.
- Cuando alguien lo ve, quedan dos días hábiles y falta reunir la información.
- Se responde tarde.
De esto se derivan dos obligaciones operativas que no son de software pero sí de organización: mantener actualizado el domicilio y el correo declarados ante el REGAJU, y monitorear la casilla electrónica del OECE cuando la active.
Y una que sí es de software: contar los días hábiles automáticamente desde la recepción. Un requerimiento registrado con su fecha, su plazo y un contador visible de cuántos días quedan convierte un riesgo de suspensión en una tarea con fecha. Es de las funciones más simples de construir y de las que más disgustos evita.
La denuncia anónima
Otro elemento de la 011 que cambia el cálculo de riesgo: se admiten denuncias anónimas acompañadas de capturas de pantalla.
Esto importa porque significa que la supervisión ya no depende de un cronograma. Un abogado de la contraparte, un ex trabajador o un árbitro descontento pueden documentar en dos minutos que un documento de un expediente se descarga sin autenticación, o que la mesa de partes vive fuera del sistema, y remitirlo.
No hay forma de prepararse para eso salvo la evidente: que no haya nada que capturar.
Cómo prepararse de verdad
Una lista corta, ordenada por lo que más pesa:
1. Haga un simulacro. Pídale a alguien de su equipo que actúe de supervisor y solicite, sin avisar: el historial completo de un expediente, los accesos de un usuario en el último mes, la constancia de una notificación concreta y la prueba de que un documento no fue alterado. Cronometre. Si tarda más de quince minutos o hay que llamar a un tercero, tiene un problema que la norma va a encontrar.
2. Cree el perfil de supervisor y pruébelo. Que lea, que no escriba, y que sus consultas queden registradas.
3. Ponga plazo a los requerimientos. Con contador de días hábiles y con un responsable nombrado, no con «lo vemos entre todos».
4. Verifique la integridad delante de alguien. Si su sistema tiene registro encadenado, ejecute la verificación en presencia de un tercero al menos una vez. Es distinto explicar que hay una cadena de hashes que mostrar una pantalla que dice, en verde, que la cadena está íntegra.
5. Documente los respaldos. No basta con que existan: hay que poder mostrar cuándo se hicieron y haber probado alguna vez que se restauran.
Lo que un supervisor no puede refutar
Al final, todo se reduce a una asimetría probatoria.
Un centro puede afirmar que sus expedientes no se han modificado. Eso es una declaración, y una declaración se puede poner en duda.
Un centro que ejecuta una verificación criptográfica en pantalla, delante del supervisor, sobre una cadena de eventos que la propia base de datos protege contra modificación, no está afirmando nada: está mostrando. Y eso no admite discusión, porque la matemática o cuadra o no cuadra.
Esa es, en el fondo, la diferencia entre estar preparado para una supervisión inopinada y esperar que no le toque.
Análisis informativo sobre el texto de la Directiva N.º 011-2025-OECE/CD y normas concordantes. No constituye asesoría legal. Verifique el texto vigente y los plazos aplicables con la fuente oficial y su asesoría.