Un reglamento interno puede decir que el Secretario General y el Secretario Arbitral son cargos distintos. Si el sistema permite que la misma persona haga las dos cosas, el reglamento describe una intención, no un control.
El Lineamiento N.º 001-2025-OECE/CD, leído junto con el numeral 8.2.3.2 de la Directiva 004, contiene cuatro exigencias organizativas que tienen traducción directa en software. Un centro puede cumplirlas sobre el papel y fallar en la operación diaria si nadie las convirtió en una regla que el sistema aplica.
1. Segregación de funciones
El responsable del Órgano de Gestión —la Secretaría General— no puede ejercer al mismo tiempo como Secretario Arbitral o Secretario Técnico de un caso concreto.
La razón es evidente en cuanto se piensa: quien administra la institución y responde por ella ante el OECE no debería ser, además, quien tramita el expediente en el que la institución podría tener interés. Es la misma lógica que separa la caja de la contabilidad.
En la práctica de centros pequeños o medianos, la acumulación ocurre por escasez de personal, no por mala intención. Y precisamente por eso el control debe estar en el sistema: no permitir que un mismo usuario acumule ambos roles, y dejar visible quién ejerce la Secretaría General en el registro de órganos de gobierno.
Un tablero que muestre los tres órganos —Directivo, Decisorio y Gestión— con sus miembros y cargos, y que marque explícitamente al responsable del Órgano de Gestión, convierte una regla del reglamento en un hecho comprobable.
2. Dos flujos de notificación distintos
Esta es la exigencia que más veces se implementa mal, y la que más consecuencias procesales tiene.
El Lineamiento distingue dos tipos de actos:
- Órdenes de la Secretaría: se notifican directamente.
- Decisiones del árbitro único o del tribunal —resoluciones, laudos—: requieren aprobación previa del árbitro o del tribunal antes de poder notificarse.
Si el sistema trata todo igual, un secretario puede notificar un proyecto de resolución que el tribunal aún no aprobó. Y una vez notificado, el daño ya está hecho: la parte lo recibió, la fecha corrió, y el arreglo es incómodo.
La implementación correcta es un estado intermedio obligatorio. Una actuación de tipo resolución o decreto nace sin aprobar. El botón de notificar existe, pero rechaza la operación mientras no haya aprobación registrada del árbitro o adjudicador competente. No es un aviso ni una advertencia que se pueda saltar: es un rechazo.
Vale la pena probarlo antes de confiar en él. Cree una resolución, intente notificarla sin aprobación y compruebe que el sistema devuelve un error. Si le deja notificar, ese control no existe.
3. Sorteo de designación
El Lineamiento prevé el sorteo para la designación de árbitros, adjudicadores y peritos. Aquí hay dos requisitos que se confunden: que el sorteo sea aleatorio y que sea acreditable.
Lo primero exige un generador criptográficamente seguro, no la función de azar por defecto de un lenguaje de programación —que es predecible si se conoce la semilla—.
Lo segundo exige que quede acta: qué candidatos entraron al sorteo, cuál resultó elegido y en qué momento. Y esa acta debe ir al registro de auditoría inalterable, porque su función es responder a la pregunta que alguna parte va a hacer tarde o temprano: ¿por qué él?
Un sorteo aleatorio sin acta es tan cuestionable como un sorteo dirigido. Desde fuera no se distinguen.
4. Cronograma con hitos para las Juntas
Para las Juntas de Prevención y Resolución de Disputas, el Secretario Técnico debe supervisar plazos, fechas y entregas del cronograma aprobado.
Esto no es una lista de tareas cualquiera: es la obligación de vigilar un cronograma contractual con visitas de obra, entregas e informes, cada uno con su vencimiento. Un sistema que registre esos hitos, los marque como cumplidos con su fecha y avise de los que vencen convierte una responsabilidad difusa en una bandeja con fechas.
5. Lo que el reglamento debe decir —y el software, hacer
El Lineamiento exige además que el reglamento interno regule expresamente perfiles de acceso, trazabilidad, gestión de incidentes, respaldo y continuidad.
Ojo con el orden: primero se redacta el reglamento, después el software implementa lo que el reglamento declara. Si su reglamento dice que los respaldos son semanales y el sistema los hace diarios, no hay problema. Si dice que son diarios y el sistema no los hace, el reglamento se convirtió en prueba en su contra.
Merece la pena revisar ambos documentos a la vez, con el abogado y con quien administra el sistema en la misma reunión. Es una hora que ahorra sustos.
Régimen disciplinario: el módulo que nadie pide y todos necesitan
El Lineamiento contempla un régimen disciplinario interno frente a árbitros, adjudicadores y personal del centro: imputación, descargos y resolución con sanción —amonestación, multa, suspensión o exclusión de la nómina—.
Es el módulo que ningún centro pide en la lista de requisitos y que todos terminan necesitando, normalmente en el peor momento. Tener el procedimiento estructurado —con sus estados y sus fechas— evita que un caso disciplinario se gestione por correo y termine siendo, él mismo, un problema de trazabilidad.
Una prueba de cinco minutos
Si quiere saber si su centro cumple estos cuatro puntos en la operación real, y no solo en el reglamento:
- Intente notificar una resolución sin aprobación del tribunal. ¿Le deja?
- Busque quién figura como responsable del Órgano de Gestión. ¿Está registrado en algún sitio, o es conocimiento tácito?
- Pida el acta del último sorteo de designación. ¿Existe? ¿Dice qué candidatos había?
- Pregunte qué hitos del cronograma de la última Junta vencen este mes. ¿Hay una pantalla que lo responda?
Cuatro preguntas, cinco minutos. Las respuestas suelen ser reveladoras.
Análisis informativo sobre el texto del Lineamiento N.º 001-2025-OECE/CD y la Directiva N.º 004-2025-OECE/CD. No constituye asesoría legal; la redacción del reglamento interno corresponde al asesor del centro.